I samband med att ett konto öppnas hos DocUp skapas en unik e-postadress (t.ex. box123@docup.se) som kan ta emot leverantörsfakturor i pdf format. Genom att meddela leverantörerna denna e-postadress så kommer leverantörsfakturorna direkt in i systemet.
Vanligt är att skapa en egen epostadress, t.ex. fakturor@mittföretag.se, och sedan ställa in vidarebefordring från den till t.ex. box123@docup.se. På så sätt får man en mer användarvänligt e-postadress.
Att digitalisera leverantörsfakturor som kommer per post innebär ett nytt skanningsmoment i arbetsgången. Den exta tidsåtgången för att skanna leverantörsfakturorna sparas snabbt in genom väsentliga tidsbesparaingar i andra delar av leverantörsfakturaflödet.
Idag finns många olika tekniker för att skanna leverantörsfakturor, bland annat:
Appar
För små volymer av leverantörsfakturor (mindre än 50 st per månad) kan detta räcka bra med en smartphone och en skanningsapp. Det finns ett flertal appar att välja bland. En del är gratis, andra kostar. Funktionalitet kan skilja lite mellan dem. I grunden behöver appen kunna fota en leverantörsfaktura, omvandla bilden till pdf format och till sist kunna mejla iväg pdf'en.
Fördelen med appar är att det är billigt och enkelt att komma igång. Nackdelen är att kvalitéten på bilderna ofta blir något sämre än vid skanning med multifunktionsskrivare eller skanner. Detta kan i det efterföljande steget självlärande fakturatolk påverka precisionen och sänka tolkningsgraden, vilket innebär mer manuellt arbete i steget automatisk ankomstregistrering.
Multifunktionsskrivare
För lite större volymer av leverantörsfakturor (mer än 50 st per månad) blir snabbt det manuella arbetet att fota leverantörsfakturorna med en smartphone onödigt tidskrävande. Då kan en multifunktionskrivare, som ofta redan finns på kontoret, vara ett bra alternativ. Dessa finns precis som appar i många olika varianter och behöver i grunden även de kunna skanna och mejla.
Fördelen är att det går mycket snabbare att skanna fakturorna än med en smartphone. Att köpa in en ny multifunktionsskrivare behöver in kosta mer än någon tusenlapp. Nackdelen är som med smartphone att kvalitéten kanske inte alltid blir den högsta möjliga, beroende på modell. Vidare så brukar man oftast bara kunna skanna leverantörsfakturorna en och en, vilket i längden kan bli onödigt tidskrävande vid större volymer.
Dokumentskanner
För stora volymer av leverantörsfakturor är en separat dokumentskanner att rekommendera. Dessa finns i olika varianter, de största är stora som en bil och hanterar miljontals fakturor. För mer normalstora volymer av leverantörsfakturor (100-1000 st per månad) räcker en bordsskanner bra.
Fördelen med dessa är att dom är specialanpassade för att skapa bilder med bra kvalitét. Vidare finns oftast stöd för att skanna flera fakturor på en gång, vilket gör att man bara behöver lägga i en bunt leverantörsfakturor och trycka på start. Skannern skapar då en pdf per leverantörsfaktura och mejlar sedan automatiskt iväg dessa till en förinställd e-postadress.
Nästa steg: Självlärande fakturatolk
