Leverantörsfakturahantering med DocUp

Att hantera pappersfakturor är tidskrävande och kostsamt. Genom att digitalisera sina leverantörsfakturor kan man automatisera hanteringen och göra avsevärda besparingar i både tid och pengar.

DocUp hanterar hela flödet av leverantörsfakturor. Från ankomst till återsökning. Däremellan underlättas hanteringen med hjälp av smarta funktioner som självlärande fakturatolkning, automatisk fakturakontering och papperslöst attestflöde.

Nedan följer en översikt över de olika funktionerna. Utöver dessa finns specialfunktioner anpassade för t.ex. redovisningsbyråer. T.ex. "autocomplete" där fakturan skickas direkt till bokföringen utan att slutkunden behöver hantera den.

Ta emot fakturor som pdf eller e-faktura

DocUp skapar en unik e-postadress (t.ex. F12345@box.docup.se) som kan ta emot fakturor i pdf format. Meddela leverantörer denna e-postadress så kommer fakturorna direkt in i systemet. DocUp tar även emot e-faktura såsom t.ex. Svefaktura och Peppol.

För fakturor som fortfarande kommer i pappersformat kan du välja att skanna dem själv eller använda vår tjänst där vi post-öppnar, sorterar och skannar direkt till DocUp åt dig.

Självlärande fakturatolk

Så fort en leverantörsfaktura kommit in till DocUp sätter fakturatolken igång att analysera den och letar efter leverantörsnamn, belopp, moms, fakturadatum, förfallodatum, ordernummer etc. Träffsäkerheten ökar allt eftersom fler fakturor skickas in.

Med tilläggstjänsten manuell verifiering kontrolleras den tolkade datan av en handläggare som verifierar att alla fält är korrekt tolkade.

Automatisk ankomstregistrering

När fakturatolkningen är klar så skickas fakturan till ankomstregistrering där information som tolken hittat automatiskt fylls i de olika fälten. Har all information hittats är alla fält gröna och användaren verifierar genom att trycka 'Enter' en gång.

Logiska kontroller av t.ex. datum- och beloppformatering ser till så att all data är i ett format som efterföljande ekonomisystem kan ta emot.

Automatisk kontering

Systemet börjar med att lägga in en konteringsrad med moms, ifall fakturan har moms. Första gången en faktura ankommer från en viss leverantör så anger man vilket konto som resterade belopp skall bokas mot. DocUp stöder även projekt, kostnadsställe och periodisering.

Vid efterföljade fakturor från samma leverantör så anger systemet automatiskt det konto som användes föregående gång. Användaren verifierar kontot med 'Enter' eller väljer ett nytt konto.

Digitalt attestflöde

Attestflödet kan anpassas med upp till tre olika steg: Sakgranskning, attest och slutattest. Vid återkommande fakturor från en viss leverantör föreslår systemet automatiskt de attestanter som angavs föregående gång.

Attestanter kan välja vilka dagar de vill ha påminnelser om fakturor som väntar på hantering. De kan även ställa in om de vill se fakturadata / kontering / attestanter automatiskt.

Integration med bokföringsprogram

DocUp har stöd för integration med Edison, Fortnox, Visma Administration (500-2000 med tillägget "Visma Integration") och Visma eEkonomi. Integrationen hämtar register som t.ex. leverantörer och kontoplan som används vid registrering av fakturor i ankomstregistreringen.

Fakturor exporteras automatiskt och inkluderar fakturabild eller bildlänk (Visma Administration). Löpnumret som fakturan får i bokföringssystemet är sökbart i det digitala arkivet.

Digitalt och sökbart arkiv

I arkivet går det att söka efter fakturor baserat på t.ex. leverantör, valuta, fakturadatum och belopp.

Eventuella meddelanden som lämnats rörande fakturan är också arkiverade. Med ett knapptryck går det att skriva ut fakturan eller spara den som pdf.

Skapa konto

Testa DocUp i 30 dagar utan kostnad (max 30 fakturor). Du kan börja skicka in fakturor direkt. Integrera mot eEkonomi och Fortnox på ett par minuter.

Tack för att du skapat ett konto hos oss! Du kan nu logga in här.

Var god dröj ett ögonblick..

DocUp AB | Cymbalvägen 18, 192 73 Sollentuna, Sverige | Org.nr: 559024-0858 | E-post: info@docup.se